[일본어 비즈니스 메일] 면접/인터뷰/미팅 약속 잡을 때 ｜時間調整 メールの書き方

참고글: 반드시 알아야 할 일본의 비즈니스 매너

2022.07.13 - 일본에서 안 지키면 뒷얘기 나오는 비즈니스 매너① | 인사 매너

일본에서 안 지키면 뒷얘기 나오는 비즈니스 매너① | 인사 매너

 

 시간 약속을 위한 비즈니스 메일 쓰는 법

오늘은 “일본에서 시간 약속을 잡을 때” 사용할 수 있는 비즈니스 일본어에 대해 공부해보겠습니다.
업무 상 또는 면접을 위해 시간 약속을 잡을 때 일본에서는 보통 ‘이메일’을 많이 사용하는 편이예요. 비즈니스 이메일을 보낼 때, 가장 중요한 것 중 하나가 정해진 형식에 맞게 쓰는 것이죠. 그래야 상대방도 알아보기 쉽고, 정중한 메일을 받았다는 인상을 받을 수 있구요.

그럼 “時間調整 メール”에서는 어떤 일본어가 사용되는지 알아볼까요?

글 제일 마지막에는 다양한 예문도 있으니 확인해보세요! :)

비즈니스 메일 쓰는 법
1. 메일의 제목
2. 상대방의 회사/직책/이름 쓰기
3. 인사말
4. 용건 작성
5. 끝맺음말
6. 서명
7. 예문

*바로 쓸 수 있는 예문은 제일 아래에 있습니다!

1. 메일 제목 (件名) 쓰기

메일 제목에는 “메일을 보내려고 하는 용건”을 써야 합니다. 상대가 제목만 보고서도 한 눈에 용건을 알아볼 수 있게 하도록 하기 위함이죠.
예를 들어 미팅의 시간 약속을 잡을 때의 메일 제목은,

- 〇〇の打ち合わせ日程について (〇〇의 미팅 일정에 대해)
- お打ち合わせのお願い (미팅에 관한 부탁)
- お打ち合わせ日程のお伺い (미팅 일정에 대한 의견을 구함)
- お打ち合わせ日時のご相談 (미팅 일정에 대한 상담)

등을 사용할 수 있겠네요.

2. 상대방의 이름

글 제일 처음에는 “상대방의 이름”을 써야 하는데요. 이 때, 「회사명-부서명-직책-이름(성)」의 순으로 기입해야 합니다. 혹시 상대방의 이름을 모를 때는, 「회사명-담당자님」 등을 기입해도 괜찮습니다.

- ○○株式会社　○○部　部長　○○様
- ○○会社　○○部　担当者様

※주의점: 부장, 과장과 같은 “직책”에 “様” 를 붙이지 않도록 주의하세요! 한국에서는 “○○부장님”이라고 보내도 무방하겠지만, 일본에서는 「부장 ○○(이름) 님 (예: 部長OO様)」, 「○○부장 (예: OO部長)」이라고 쓰는 것이 맞습니다.

 

3. 인사말

바로 용건부터 말하기 보다는 인사말을 먼저 하는 것이 예의겠죠? 보통 자신 이름은 이 인사말 “뒤”에 넣는 것이 일반적입니다. 인사말로는, 「お世話になります(신세지고 있습니다)」, 「お疲れ様です(수고하십니다)」, 「こんにちは(안녕하세요)」 등을 씁니다.

- お世話になります。○○会社の○○です。 신세지고 있습니다. ○○회사의 ○○라고 합니다.

- 突然のご連絡にて失礼いたします。私○○会社の○○部にて営業を担当している○○と申します。
갑자기 연락드려서 실례합니다. 저는 ○○회사 ○○부에서 영업을 담당하고 있는 ○○라고 합니다.

- お世話になっております。貴社の求人に応募させていただきました、OOと申します。
항상 신세지고 있습니다. 귀사에 지원한 ○○라고 합니다.

4. 용건 말하기

그 다음, 연락한 이유(여기서는, 시간 약속)에 대해 이야기를 시작합니다. 예를 들어, “수고하십니다. 이번 미팅 건으로 연락드렸습니다.”와 같은 식이죠.
여기서는 "시간 약속"에 관한 것인데, 여기서 중요한 것 중 은 "여러 개의 선택지"를 상대에게 제시해주는 것입니다. 상대방의 스케쥴을 아직 모르니, 3~4개 정도의 날짜와 시간을 말해주는 것이 좋아요! 아래의 예문에서 확인해주시기 바랍니다.

※ 주의점: 상대에게 무언가를 제안하거나, 부탁할 때 "쿠션어"를 사용하여 정중한 느낌을 더하는 것이 좋습니다. "혹시 괜찮으시다면~", "실례가 안된다면~" 등의 말을 앞에 붙여 넣는 것이 좋겠죠.

ex) 恐れ入りますが / お手数おかけしますが / 差し支えなければ / ご迷惑でなければ / ご都合がよろしければ / 申し訳ございませんが / 誠に勝手ながら

5. 끝맺음

끝맺음은 보통의 메일과 같이 "그럼 잘 부탁드립니다" 등으로 마무리합니다.

- お忙しいところ大変恐れ入りますが、なにとぞよろしくお願い致します。
바쁘신데 죄송하지만, 잘 부탁드립니다.

- お忙しいところお手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
바쁘신데 번거로우시겠지만, 아무쪼록 잘 부탁드립니다.

 

6. 서명

제일 아래에는 "본인의 소속 기관, 이름, 연락처"등을 담은 서명을 붙여 마무리합니다.

그럼 이제 직접 사용할 수 있는 예문을 살펴 볼까요?
업무 상 미팅, 면접 등 상황별로 나누어 적어보겠습니다.

 

 

 

①-1 [업무상 미팅] 본인이 먼저 미팅 시간을 제시할 때

件名: お打ち合わせ日程について 미팅 일정에 관해

株式会社○○ 주식회사 OO
営業部　○○ 様 영업부 (성 혹은 풀네임) 님

お世話になります。ABC株式会社の○○です。 항상 신세지고 있습니다. ABC회사의 (이름)입니다.

先日お会いした際にお問い合わせいただいた御社の新サービスについて詳しくご説明する機会をいただきたく、メールさせていただきました。 일전 만나 뵈었을 때 문의드렸던 귀사의 신 서비스에 관해 자세하게 설명을 들을 수 있는 기회를 받고자 연락드렸습니다.

もし差し支えないようでしたら、御社にお伺いして１時間ほど頂戴できればと存じます。
혹시 실례가 안된다면, 귀사에 방문하여 한 시간정도 이야기를 나누고 싶습니다.

下記日程のご都合はいかがでしょうか。
아래의 일정은 어떠신지요.

① 6月15日(火) 14:00 〜 15:00
② 6月16日(水) 11:00 〜 12:00
③ 6月18日(金) 終日

〇〇様のご都合のよろしい日程をご教示いただければ幸いです。
〇〇씨의 일정에 맞는 날을 알려주시면 감사하겠습니다.

お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い致します。
바쁘신데 죄송하지만, 아무쪼록 잘 부탁드립니다.

・・・・・・・・・・・・・・・・・
ABC株式会社
営業部　〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇0-0-0
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
E-mail：〇〇〇〇＠〇〇〇〇.co.jp
・・・・・・・・・・・・・・・・・

①-2 [업무상 미팅] 본인이 먼저 미팅 시간을 제시할 때

件名: 【日程調整】新商品広報の打合せの件　　 【일정조정】신상품 홍보 미팅 건

株式会社OO 주식회사 OO
商品企画部　OO様 상품기획부 OO 님

平素よりお世話になっております。OO株式会社OO部のOOです。
항상 신세지고 있습니다. 주식회사 OO의 OO부, (이름)입니다.

先日はお越しいただきありがとうございました。
일전에는 방문해주셔서 감사드립니다.

お話しさせていただきました「〇〇」についての打ち合わせに関しての候補日をお伝えさせていただきます。
이야기해주셨던 「〇〇」에 대한 미팅에 관해서 후보일을 전해드리고자 합니다.

【候補日】 후보일
・11月16日(月) 11:00 ～ 15:00
・11月24日(火) 17:00 ～ 19:00
・11月26日(木) 12:00 ～ 16:00

以上になります。 이상입니다.

なお上記の時間は先日、ご提案いただいた通り弊社にて行う場合を想定させていただきました。
위의 시간은 전일, 제안해주셨던대로 귀사로 직접 찾아뵙는 경우도 생각하고 있습니다.

お手数をおかけしますが、何卒ご調整をよろしくお願いいたします。
바쁘신데 죄송하지만, 일정 조정 잘 부탁드립니다.

・・・・・・・・・・・・・・・・・
ABC株式会社
営業部　〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇0-0-0
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
E-mail：〇〇〇〇＠〇〇〇〇.co.jp
・・・・・・・・・・・・・・・・・

 

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②-1 [업무상 미팅] 상대방에게 약속 시간을 정해달라고 할 때

件名：【〇〇株式会社】〇〇の打ち合わせの日程調整 【〇〇주식회사】〇〇에 관한 미팅의 일정조정

株式会社○○ 주식회사 〇〇
営業部　○○ 様 영업부 〇〇님

お世話になります。〇〇株式会社の××です。
신세지고 있습니다. 〇〇회사의 (이름)입니다.

表題の件について訪問したく、連絡差し上げました。
표제(제목)의 건에 관해서 방문하고 싶어 연락 드립니다.

つきましては、〇〇様のご都合の宜しい日時を頂けますと幸いです。
그럼, 〇〇님의 가능하신 일정을 알려주시면 감사하겠습니다.

お手数かけますが、何卒、よろしくお願いします。
바쁘신데 죄송하지만, 아무쪼록 잘 부탁드립니다.

・・・・・・・・・・・・・・・・・
ABC株式会社
営業部　〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇0-0-0
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
E-mail：〇〇〇〇＠〇〇〇〇.co.jp
・・・・・・・・・・・・・・・・・

②-2 [업무상 미팅] 상대방에게 약속 시간을 정해달라고 할 때

件名: お打ち合わせ日程のご相談 미팅 일정에 대한 상담

株式会社○○ 주식회사 〇〇
人事部　○○ 様 인사부 〇〇님

お世話になります。ABC株式会社の○○です。
신세지고 있습니다. ABC주식회사의 〇〇입니다.

先日お会いした際にお問い合わせいただいた弊社の新サービスについて詳しくご説明する機会をいただきたく、メールさせていただきました。
일전 만나 뵈었을 때 문의드렸던 귀사의 신 서비스에 관해 자세하게 설명을 들을 수 있는 기회를 받고자 연락드렸습니다.

もし差し支えないようでしたら、御社にお伺いして１時間ほど頂戴できればと存じます。
혹시 실례가 안된다면, 귀사에 방문하여 한 시간정도 이야기를 나누고 싶습니다.

つきましては、○○様のご都合のよろしい日時をいくつかご教示いただけると幸いです。
그럼, 〇〇님의 가능하신 일정을 알려주시면 감사하겠습니다.

お忙しいところお手数をおかけして大変申し訳ありませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
바쁘신데 수고를 끼쳐드려 정말 죄송하지만, 아무쪼록 잘 부탁드립니다.

・・・・・・・・・・・・・・・・・
ABC株式会社
営業部　〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇0-0-0
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
E-mail：〇〇〇〇＠〇〇〇〇.co.jp
・・・・・・・・・・・・・・・・・

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③-1 [면접 인터뷰] 본인 측에서 먼저 면접 가능한 시간을 알려줄 때

件名：Re: 面接日程のご案内 (답신할 때 제목은 바꾸지 않기!)

株式会社◯◯ ◯◯ 회사
人事部　▲▲様 인사부 ◯◯님

お世話になっております。OO(풀네임)と申します。
신세지고 있습니다. 저는 ◯◯라고 합니다.

面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
면접 일정에 관한 연락을 주셔서 정말 감사드립니다.

希望日程をお送りさせていただきます。
희망 일정을 보내드립니다.

第一希望　●月●日（●）●時～面接開始希望
第二希望　●月●日（●）●時～面接開始希望
第三希望　●月●日（●）●時～▲時（面接終了希望）

上記日程でご調整いただけますと幸いです。
상기의 일정으로 조정 부탁드립니다.

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
바쁘신 와중에 죄송하지만, 아무쪼록 잘 부탁드립니다.

---------------------
OO OO
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0
電話：090-0000-0000　
メールアドレス：abc@×××××.ne.jp
----------------------

 

③-2 [면접 인터뷰] 본인 측에서 먼저 면접 가능한 시간을 알려줄 때

件名：Re: 面接日程のご案内 (답신할 때 제목은 바꾸지 않기!)

株式会社◯◯ ◯◯ 회사
人事部　▲▲様 인사부 ◯◯님

お世話になっております。
신세지고 있습니다.

この度、貴社の求人に応募させていただきました、OOと申します。
이번에 귀사의 채용에 지원한 ◯◯라고 합니다.

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
면접 일정에 대한 연락을 주셔서 정말 감사드립니다.

希望日程を下記に記載いたします。日程のご調整の程、何卒よろしくお願いいたします。
희망 일정을 아래에 기재하오니 일정 조정, 잘 부탁드립니다.

１　●月●日（●）●時～面接開始希望
２　●月●日（●）●時～▲時（▲時に面接終了を希望）
３　●月●日（●）●時以降、いつでも調整可能

上記でのご都合はいかがでしょうか。ご確認・ご検討いただけますと幸いです。
상기의 일정으로 어떠신가요? 확인, 검토해주시면 감사하겠습니다.

ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
다망하신 와중 죄송하지만, 아무쪼록 잘 부탁드립니다.

---------------------
OO OO
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0
電話：090-0000-0000　
メールアドレス：abc@×××××.ne.jp
----------------------

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④ [면접 인터뷰] 회사 측에서 제시한 시간들 중 내가 시간을 선택하는 경우

件名：Re: 面接日程のご案内 (답신할 때 제목은 바꾸지 않기!)

株式会社◯◯ ◯◯ 회사
人事部　▲▲様 인사부 ◯◯님

お世話になっております。
신세지고 있습니다.

この度、貴社の求人に応募させていただきました、OOと申します。
이번에 귀사의 채용에 지원한 ◯◯ 라고 합니다.

この度は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
면접 일정에 관한 연락을 주셔서 정말 감사드립니다.

ご指定の書類を持参の上、下記日時におうかがいさせていただきます。
지정해주신 서류를 지참해서, 아래의 일자에 찾아뵙도록 하겠습니다.

●月●日（●）●時～

ご多忙の折、面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。
바쁘신 와중에 면접 일정을 조정해주셔서 정말 감사드립니다.

貴重なお時間を頂戴することとなりますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
(면접 날에는) 귀중한 시간을 받게 되었으나, 아무쪼록 잘 부탁드리겠습니다.

---------------------
OO OO
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0
電話：090-0000-0000　
メールアドレス：abc@×××××.ne.jp
----------------------

 

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⑤-1 미팅, 면접 시간을 변경하고 싶을 때

件名：Re: お打ち合わせ日程のご相談 (답신할 때 제목은 바꾸지 않기!)

株式会社〇〇　　　　주식회사 〇〇
営業課　〇〇様 영업부 〇〇님

平素よりお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
항상 신세지고 있습니다. 주식회사 〇〇의 (이름)입니다.

日程調整をしていただきありがとうございます。
일정 조정을 해주셔서 감사드립니다.

誠に申し訳ありませんが、既に別件でのスケジュールがあり、ご提案いただいた日時での対応ができない状況です。
정말 죄송하지만, 이미 다른 건으로 일정이 있어서 제안해주신 일정에 맞추기는 힘든 상황입니다.

お手数ですが、別の日をご提示いただけますと幸いです。
수고스러우시겠지만, 다른 날짜를 제시해주시면 감사하겠습니다.

また、以下日程が直近で調整可能ですので、是非ご参考ください。
또한, 아래의 일정이 조정 가능한 날짜이므로 참고 부탁드립니다.

・11月16日(月) 11:00 ～ 15:00
・11月24日(火) 17:00 ～ 19:00
・11月26日(木) 12:00 ～ 16:00

以上になります。なお、上記の時間でしたら、場所の希望は特にございません。
이상입니다. 또, 위의 시간이라면 희망하는 장소는 특별히 없습니다. (=아무 장소나 괜찮습니다.)

日程を出していただいておりながら、再度催促してしまうようで、大変申し訳ありません。
이미 일정을 받았음에도 불구하고, 다시 재촉드리게 되어 정말 죄송합니다.

何卒、ご検討くださいますようお願い申し上げます。
아무쪼록 잘 검토해주시기를 부탁드립니다.
・・・・・・・・・・・・・・・・・
ABC株式会社
営業部　〇〇 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇0-0-0
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
E-mail：〇〇〇〇＠〇〇〇〇.co.jp
・・・・・・・・・・・・・・・・・

 

⑤-2 미팅, 면접 시간을 변경하고 싶을 때

件名：Re: 面接日程のご案内 (답신할 때 제목은 바꾸지 않기!)

株式会社◯◯ ◯◯ 회사
人事部　▲▲様 인사부 ◯◯님

お世話になっております。
신세지고 있습니다.

この度、貴社の求人に応募させていただきました、◯◯と申します。
이번에 귀사의 채용에 지원하게 된 (이름)이라고 합니다.

この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
면접 일정에 관한 연락을 주셔서 정말 감사드립니다.

大変恐縮なのですが、ご提示いただきました日程では出張の予定が入っており、貴社におうかがいすることが難しい状況です。
정말 죄송하지만, 제시해주신 일정에는 출장 예정이 있어서 귀사에 찾아뵙기는 어려운 상황입니다.

私の都合で大変恐縮です。以下の日程であれば、おうかがいすることが可能です。
제 상황으로 인해 (일정을 바꾸어) 정말 죄송하지만, 아래의 일정이라면 찾아뵐 수 있습니다.

１　●月●日（●）●時～面接開始希望
２　●月●日（●）●時～▲時（▲時に面接終了を希望）
３　●月●日（●）●時以降、いつでも調整可能

お忙しい中、大変ご迷惑・お手数をおかけいたしますが、ご確認・ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
바쁘신 와중에 수고를 끼쳐드려 정말 죄송하지만, 확인과 검토 잘 부탁드립니다.

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OO OO
〒000‐0000
□□県□□市□□0‐0‐0
電話：090-0000-0000　
メールアドレス：abc@×××××.ne.jp
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일정 조정에 관한 일본어 비즈니스 메일 쓰는 법. 유용하셨나요?
지켜야 할 형식은 많지만, 적응되면 어렵지 않습니다!
잘 활용해보시고, 궁금한 것이 있으시면 언제든 답글 달아주세요!

 

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일본어 | 일상생활에서 꼭 알아야 할 필수 관용어 | "気(기)"에 관해

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