[일본 비즈니스 메일] 쓰는 법・주의점・예의・예문

일본의 업무 문화에서 반드시 알아야 할 비즈니스 메일의 매너와 예문에 대한 글

 

---

● 비즈니스 메일의 기본 구성

 

宛名→挨拶→名乗り→本文→結び→署名
수신인명 → 인사말 → 자기 소개 → 본문 → 끝맺음말 → 서명

기본적으로는 이런 구성입니다.
어떻게 보면 정해진 규칙이기 때문에, 이 양식에 맞춰 쓰는 것이 일반적입니다.

한국어로 예를 들어보자면,

[메일 제목] OO 신제품 기획을 위한 미팅 건에 관하여

[수신인명] 길동 주식회사
기획부 홍길동님

[인사말] 항상 많은 도움 주셔서 감사합니다.

[자기소개] 주식회사 흥부의 마케팅팀 김흥부입니다.

[본론] OO 신제품 기획을 위한 미팅의 일정을 조율하고자 연락 드렸습니다. 미팅은 저희 회사 건물 OO층에서 약 1시간 동안 진행될 예정입니다.

다음의 일정 중 가능하신 날짜가 있으시다면 알려주십시오.
1. 12월 10일 (금) 13:00~14:00
2. 12월 13일 (월) 15:00~16:00
3. 12월 16일 (목) 15:00~16:00

[끝맺음말] 바쁘신 와중에 죄송하지만, 답변 주시면 감사하겠습니다.

[서명] 주식회사 흥부 마케팅 팀
김 흥부
메일:hunhun@abcde.com
회사 주소
전화번호: (회사 번호)
회사 홈페이지

이런 순서가 되겠네요.

그럼 각각의 요소를 어떻게 써야 할지 하나하나 알아보도록 하겠습니다 :)

---

● 메일 제목 쓰는 법

메일 제목에 '안녕하세요. 홍길동입니다.' 등을 쓰는 것은 NG입니다.

메일 제목에는 반드시 '용건'을 써야 해요.
메일 제목만 봐도 상대방이 한 눈에 용건을 알 수 있도록 쓰는 것이 중요합니다.

예시)
・【〇〇社　山田太郎】〇月〇日の打ち合わせについて
(OO사 이름) O월 O일 회의에 관해

・【〇〇〇商品の件について】見積もり書を添付しております
(OO상품 건) 견적서 첨부했습니다.

・引継ぎのご挨拶（〇〇社　山田太郎）
올 해도 잘 부탁드립니다 (OO사 이름)

・【お知らせ】〇月〇日の謝恩会のスケジュール変更について
(공지) O월 O일 사은회 스케쥴 변경에 관해

 

---

● 수신인명(宛名)쓰는 법

수신인명에 최소한 필요한 조건은 「회사(단체)명, 부서명, 직책, 이름, 경칭(~님, ~씨 등)」입니다.
이런 기본 정보에 실수가 있으면 실례가 되니, 메일 전송 전에 꼭 잘 확인하는 것이 좋습니다.

 

예시)
【특정한 개인에게 보낼 때】
「회사명 + 부서명 + 이름 + 様」
〇〇株式会社　△△部 課長山田太郎 様

【회사, 부서로 보낼 때】
〇〇株式会社　御中
〇〇株式会社　人事部　御中

 

※ 수신자의 이름을 모를 때

받는 사람의 이름을 모를 때는 「ご担当者様」(담당자님)을 기재하는 것이 일반적입니다.「係長様」(계장님) 등 직책에 경칭을 분이지 않도록 주의해주세요.

 

※수신자가 조직이나 단체명일 때 

조직이나 단체명으로 보낼 때, 「様」가 아닌 「御中」(귀중) 라고 표기합니다. 

여러 사람에게 한 번에 보낼 때는 「関係者各位」(관계자 각위) 등 「各位」라는 표현을 씁니다.

CC를 이용할 때에는, 수신인 아래에 한 줄을 띄고, （CC：佐藤様）라고 기재합니다.

 

---

● 인사말 쓰는 법

 

 보통, 「お世話になっております。」「いつもお世話になっております」(항상 신세지고 있습니다)를 쓰는 것이 일반적입니다.

 

다만, 처음 연락을 하는 상대에게는 사용하지 않는 것이 좋아요. 그럴 때는, 「初めてメールを送らせていただきました」(처음 연락 드립니다)「〇〇様のご紹介でメールをさせていただきました。」(OO씨에게 소개받아서 연락 드립니다) 등의 말을 쓸 수 있겠죠?

 

---

 ● 자기 소개

 

처음 연락하는 상대에게는 본인의「회사명, 소속부서, 이름」등의 정보를 반드시 전해야 합니다.

다만 답장을 할 때나, 지속적으로 업무 연락 하고 있는 상대에게는 이름만 전해도 무방하고요.

 

---

● 본문

 

본문의 첫 문장은 용건을 간단하게 한 줄로 요약해서 전하는 것이 좋습니다.

 

예를 들어,

• 〇〇事業での協業の可能性についてご検討いただきたく、メールいたしました。(OO사업의 협력 가능성에 대해 검토 요청드리기 위해 연락 드렸습니다.)
• 貴社が提供されている〇〇について詳細をお伺いしたく、ご連絡いたしました。(귀사의 OO제품에 대해 자세히 여쭤보고자 연락 드렸습니다.0
• 弊社の新サービス〇〇の導入の件でご連絡しました。(귀사의 신 서비스 도입 건으로 연락 드렸습니다.)

와 같이 쓸 수 있죠.

 

메일을 쓸 때 뿐만 아니라, 어떤 내용을 전달할 때 중요한 것은, 【5W2H】를 지키는 것 입니다 :)

 

• What（무엇을）
• Who（누가）
• Where（어디서）
• When（언제）
• Why（왜）
• How（어떻게）
• How much / How many（얼마나）

 

5W2H를 어떻게 활용하는지 알아볼까요?

 

예를 들어, 회의 결과를 전달한다고 할 때,

 

「금일 오전 11시（When）에 도쿄 본점의 A회의실（Where）에서 각 지점의 담당자（Who）들로부터 상품 매출현황 보고（What）가 있었습니다.  회의의 결과, 상품 B의 매출이 전혀 회복되고 있지 않기 때문에（Why）일단 판매를 중지시키고 문제점을 개선하여 신제품으로서 재판매（How）하는 방향으로 진행하기로 했습니다. 기간은 O개월 정도(How many)로 잡고 있으며, 예산에 관해서는 추후 자료를 송부하도록 하겠습니다.」

 

이런 식으로 필요한 정보만 간결하게 전달하는 편이 말하는 사람도, 듣는 사람도 편하겠죠?

 

본문을 쓸 때는, 사족을 붙이지 않고 필요한 말만 간결하고, 알기 쉽게 쓰는 것이 중요합니다 :)

 

---

● 끝맺음말 쓰는 법

 

끝맺는 인사로는 다음의 문장들을 활용할 수 있습니다.

 

 

• どうぞよろしくお願いいたします。(그럼 잘 부탁드립니다)
• 何とぞよろしくお願い申し上げます。(그럼 잘 부탁드립니다)
• お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。(바쁘신 와중에 죄송하지만, 잘 부탁드립니다)
• それではご検討のほど、よろしくおねがいいたします。(그럼 검토 잘 부탁드립니다)
• 以上、ご報告いたします。(이상, 보고 드렸습니다)
• 〇〇の詳細につきましては別途ご連絡いたします。まずはお知らせまで。(OO의 자세한 사항에 관해서는 별도로 연락드리겠습니다)

 

※계속적인 협력을 부탁할 때

• 引き続きお引き立てを賜りますようお願いいたします。
• 今後ともご指導くださいますようお願い申し上げます。
• これからも変わらぬお力添えをくださいますようお願いいたします。

---

 ● 서명 쓰는 법

 

서명이란, 메일의 최하단에 붙이는 발신자의 정보입니다. 발신자의 이름, 직장명, 부서명, 메일주소, 전화번호 등이 포함되어 있습니다. 서명은 메일에서의 명함이나 마찬가지이므로, 틀린 정보를 입력하지 않도록 주의합니다. 

 

서명에는 다음과 같은 정보가 들어갑니다.

 

• 회사명
• 본인의 부서명
• 이름
• 메일주소
• 회사의 우편번호・주소・전화번호
• 자사 홈페이지 주소

 

株式会社〇〇
〇〇部△△課
氏名
メールアドレス
〒〇〇〇-〇〇〇〇　△△県〇〇区〇〇
電話番号（TEL〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇）

 

---

● 일본어 비즈니스 메일 쓸 때의 주의점

1.급한 일에는 메일이 아닌 전화로 연락할 것!
바로 답장이 필요한 용건에는 메일이 아니라 전화로 연락을 해야 합니다. 메일은 급한 용무에는 적합하지 않은 툴이며, 답장을 재촉하는 것도 매너가 아닙니다.


2. 받은 메일은 반드시 1영업일 이내에 답장할 것
메일에 답장할 때는, 1영업일 이내에 답장하는 것이 일반적입니다. 바로 답장할 수 없는 메일이라면, 언제까지 구체적인 답장을 줄 수 있는지를 전달하는 메일을 보내는 것이 바람직합니다.


3. 미팅, 방문 등의 만남 후에는 반드시 감사 메일을 보낼 것
거래처와의 미팅이나 거래처 방문 후에는 감사 메일을 잊지 않고 보내도록 합니다. 향후의 방향성이나 스케쥴에 관해 확인할 수 있는 메리트도 있을 뿐더러, 거래처와의 업무에 대해 지속적으로 신경을 쓰고 있다는 인상을 줄 수 있습니다. 일반적으로는 미팅 다음 날 정도에 감사 메일을 보냅니다. 시간을 내어주신 것에 대한 감사와 앞으로의 대응 등을 정리해서 메일로 보내도록 합니다.


4. 의뢰 메일은 내용을 명확하게 기재할 것
무엇인가를 의뢰하는 메일을 보낼 때는, 되도록이면 정중하고 명확하게 내용을 작성해서 보내는 것이 중요합니다. 부탁하는 입장에서 상대를 배려하지 않거나, 실례를 범한다면 안되겠죠 :) 왜 이런 부탁을 하고 싶은지, 어떤 내용을, 언제까지 해주었으면 좋겠는지 등을 명확하게 기재하도록 합니다.

---

● 일본어 비즈니스 메일 예문

1. 감사메일

件名）本日の○○に関する会議のお礼

○○株式会社 企画部佐藤 様

いつもお世話になっております。
株式会社○○物産 営業部の山田です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき誠にありがとうございました。

○○の件では大変前向きな回答をいただいたこと、感謝いたしております。
不明な点などありましたら、私○○まで遠慮なくお問い合わせ下さい。
貴社のお役に立てるよう、より一層の努力にはげむ所存です。

今後ともよろしくお願いいたします。

*************************************
株式会社 ○○物産
営業部 山田 太郎
〒○○○　東京都○○区○○町○-○-○
TEL：○○　
FAX：○○
メールアドレス：○○
URL：http://○○○
*************************************

2. 인사이동 후 거래처에 첫 인사

（件名）○○についての担当者変更のお知らせ

○○株式会社 企画部佐藤 様

いつもお世話になっております。
株式会社○○物産 営業部の山田です。

このたび人事異動により、4月1日付で○○支店△△に着任いたしました。今後は○○にかわり、私が貴社の○○の件を担当いたします。
より一層、貴社のお役に立てるよう精進いたしますので、気になることがあれば、遠慮なくお申し付けください。
早速ではございますが、貴社へ挨拶をさせていただきたく存じます。○月△日に伺えればと存じますが、ご都合はいかがでしょうか。

メールにて失礼ではございますが、まずは着任の挨拶を申し上げます。

************************************
株式会社 ○○物産
営業部 山田 太郎
〒○○○　東京都○○区○○町○-○-○
TEL：○○　
FAX：○○
メールアドレス：○○
URL：http://○○○
*************************************

 

 

 

 

3. 의뢰 메일

 

件名：○○の仕様書送付のお願い

○○株式会社 営業部佐藤 様

いつもお世話になっております。
株式会社○○物産 開発部の山田です。

先日のミーティングの際にご提案いただきました○○について、前向きに導入を検討したいと考えております。
そこで社内での説明のために、○○の仕様書をメールにてお送りいただくことは可能でしょうか。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。


************************************
株式会社 ○○物産
営業部 山田 太郎
〒○○○　東京都○○区○○町○-○-○
TEL：○○　
FAX：○○
メールアドレス：○○
URL：http://○○○
*************************************

4. 질문 메일

件名：○○の仕様についてのお問い合わせ

○○株式会社 営業部佐藤 様

いつもお世話になっております。
株式会社○○物産 開発部の山田です。

先日のミーティングの際にご提案いただきました○○について、前向きに導入を検討したいと考えております。
そこで社内での説明のために、○○の仕様について、以下2点を確認させていただけますでしょうか。

1. ○○○
2. ○○○

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

************************************
株式会社 ○○物産
営業部 山田 太郎
〒○○○　東京都○○区○○町○-○-○
TEL：○○　
FAX：○○
メールアドレス：○○
URL：http://○○○
*************************************

5. 사과 메일

件名：○○の不具合のお詫びと再送について

○○株式会社 営業部佐藤 様

いつもお世話になっております。
株式会社○○物産 営業部の山田です。

この度は弊社の検品が至らず、お送りいたしました○○に不具合がありましたこと、心よりお詫び申し上げます。
交換品につきましては、明日の午前中にお届けできるように手配いたしました。
今後は同じミスを繰り返さないように、点検マニュアルを改善し、細心の注意を払います。
後日、改めて謝罪にうかがわせていただきます。

取り急ぎ、メールでのお詫びを申し上げます。

************************************
株式会社 ○○物産
営業部 山田 太郎
〒○○○　東京都○○区○○町○-○-○
TEL：○○　
FAX：○○
メールアドレス：○○
URL：http://○○○
*************************************

 

---

일본어 비즈니스 메일 예문까지 살펴 봤는데요.

한국 회사에서는 요즘 카카오톡 등으로도 업무 연락을 많이 한다고 하는데,
일본은 프라이버시를 중요하게 생각해서 그런지 SNS는 거래처와의 연락에서는 전혀 사용하지 않습니다.

일본 회사에서는 업무용으로 대부분 메일이나 전화를 사용하기 때문에,
메일 매너가 정말 중요한데요 :)

일반적인 룰이 정해져 있기 때문에,
익숙해지시면 금방 잘 활용하실 수 있을거예요!
그럼 화이팅입니다 :)

---

 

[일본어 비즈니스 메일] 면접/인터뷰/미팅 약속 잡을 때 ｜時間調整 メールの書き方